会议活动

杭州会议服务是一家集文化创意、展览设计、会议策划、奖励旅游等为一体的的专业性文化公司,拥有一批高素质的员工及各专业部门,致力于打造一体化现代服务,公司本着全力为客户创造价值的经营宗旨,以专业的技术与管理团队、创新的策划与服务理念,寻求着您与善达人合作与发展的契机。我们注重资源的整合,以超前的理念为策划蓝本,用专业赢得市场,用信誉打造品牌。

业务范围:新品发布会、培训会议、企业答谢会、经销商大会、新闻发布会、论坛、酒会、宴会、企业年会、研讨会等。

服务范围:杭州滨江区、杭州富阳区、杭州拱墅区、杭州江干区、杭州上城区、杭州西湖区、杭州下城区、杭州萧山区、杭州余杭区等地。

一、我们的优势

1、媒体:与各大媒体都有长期合作关系,为您提供媒体宣传、新闻发布、舆论造势等服务。

2、场地:拥有丰富的上海各大酒店、剧院等等的资源,为您的会议活动挑选一个最合适的场地。

3、搭建:拥有自己的搭建工厂,为客户提供最实惠的价格和最优质的服务。

4、印刷:拥有自己的印刷工厂,在最大限度上为客户节约花销。

二、规范的服务流程,让客户放心

1、会前筹划

确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

会前通知:通知参会人员

方式:电话通知或书面通知

内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)

注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录

2、确定最后参会人

统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按照其职务统计分类;

统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;

联系酒店:联系房间

预定房间(数量、类型、时间、价格)

3、联系会议室

会议厅(容量、时间、设备、价格)

4、餐饮安排

是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有多少人安排多少桌

5、会议准备材料:

领导讲话稿;

发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;

会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

6、场地布置:

会议横幅

主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。

灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)

如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?

非常重要的会议,请速记员。

国际性会议,准备同音翻译。

7、支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

8、部门分工

三、会中安排

设立签到处:参会人员统一签到,领取房卡,发放资料袋,说明注意事项(比如手机、着装),咨询返程时间及交通路线,统计并通知安排;

餐饮问题:选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

注意事项:

1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的空调在冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温!

2、灯光音响效果:

2、冲水:冲水不能冲着对方,要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。(1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水,参会者不一定照顾到。)

3、会议中途休息:放音乐,1、播放时要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲,避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵,因为开会大脑都容易类,在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐,一般这是大家入座的通知,这时主持人要上台组织大家入座。

4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常

5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;

四、会后收尾

1、退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员

2、会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便

3、收拾:会议物品,避免忙中出错,

遗漏东西

4、整理会议记录,总结为会议纪要

5、进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节

五、会议指南:

1、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点;

2、参会嘉宾名单(姓名及职务)

3、会议日程安排(时间、地点、)

4、旅游安排(集合时间、地点,负责人,备用品,目的地,餐饮)

5、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项)

六、常见问题,帮您解答

1、会议的过程中突然停电了,怎么办?

①场所小的情况下,会议继续进行,提醒讲师应该扩大音量。

②场所很大很空旷的情况下,可以与园长沟通借用幼儿园的电池扩音 喇叭。

2、会议内容如何确定?

①具体分析各种情况作出最完美的会议策划;

②根据会议的级别,选择会议举办地;

③根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点;

④根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。